Jaka jest droga obiektu hotelarskiego do jego rynkowego sukcesu? Tak jak wiele form i postaci może przyjąć sukces, tak jeszcze więcej elementów decyduje o jego zaistnieniu: jakość i bogactwo oferty, kadra, poziom cenowy, lokalizacja i sposób dystrybucji informacji o obiekcie. W każdym miejscu w Polsce można stworzyć taki element, który przyciągnie uwagę potencjalnych odbiorców i sprawi, że postanowią dokładniej przeanalizować proponowaną ofertę. Jednak wszystkie zabiegi mogą okazać się nic nie warte, jeżeli zabraknie właściwego procesu komunikacji z rynkiem, czyli właściwej promocji. Dzieje się tak, gdyż wymieniony element marketing-mix jest współtwórcą recepty na sukces.

Pod pojęciem promocji kryje się wiele zagadnień, a wśród nich: reklama, sprzedaż osobista, aktywizacja sprzedaży, public relations, publicity oraz sponsoring. Każdy jednak hotel, każdy oferowany przez niego produkt i każda grupa odbiorców wymaga innej mieszanki promocyjnej. W celu uzyskania efektu synergi podmiot realizujący kampanię promocyjną nie powinien skupiać się tylko na jednym wybranym instrumencie, ale na określonym zestawie, sporządzonym w odpowiednich proporcjach. Na dodatek komponowanie form promocji i ich stosowanie w określonym czasie musi być zsynchronizowane z wydarzeniami na rynku, które odnoszą się jednocześnie do cyklu rynkowego produktu. Dział marketingu musi uważać, żeby nie przesypiać najważniejszych chwil. Na nic bowiem próba reklamy oferty wakacyjnej na tydzień przed wakacjami, gdy wszystkie biura podróży mają gotowe oferty, wszystkie katalogi są już dawno wydrukowana, a nasi potencjalni goście wybrali inne miejsce na spędzenie swych wakacji.

W trakcie wystąpienia jednego z konsultantów szkolenia z zakresu technik promocji przyrównano mieszankę promotion-mix do przepisu na ciasto: tylko wybrane kompozycje prowadzą do zamierzonego celu. Nie wystarczy jednak wiedzieć, co się ma znaleźć w danym placku. Trzeba jeszcze wiedzieć, w jaki sposób go przygotować.

Obserwacje branży hotelarskiej wykazują, iż działy marketingu cały czas odgrywają stosunkowo małą rolę, tym bardziej rzadko spotyka się specjalistyczną komórkę ds. promocji. Powoli ulega to jednak zmianie, szczególnie w dużych sieciach hoteli, gdzie tworzy się kampanie promocyjne dla kilkunastu obiektów, oszczędzając w ten sposób określone koszty i jednocześnie poszerzając swoje możliwości prezentacji np. reklama hoteli ORBIS w telewizji.

Póki jednak kompetentna komórka promocji nie stanie się standardem, warto się zastanowić nad zaangażowaniem agencji, która w sposób profesjonalny wykona za nas określony fragment lub całość spraw związanych z omawianym zagadnieniem. Dokonajmy jednak właściwego wyboru, gdyż wg słów Russel L. Ackoff:
„Wiele agencji reklamowych lepiej sprzedaje siebie swoim klientom
niż wyroby i usługi swoich klientów potencjalnym nabywcom.”

Jeżeli jednak postanowimy sami przygotować i zrealizować strategię promocji dla swego obiektu musimy wziąć pod uwagę następujące etapy:

1) Identyfikacja odbiorców – czyli wskazanie osób, do których pragniemy dotrzeć z określonym komunikatem. Musimy postawić sobie między innymi następujące pytania:
- Jaką grupą odbiorców jesteśmy zainteresowani; ich cechy ekonomiczne, społeczne, demograficzne?
- Czy kampanię skierujemy bezpośrednio do gości hotelowych, np. uczestników konferencji, czy może do decydentów – osób bezpośrednio odpowiedzialnych za organizację spotkania i wybór miejsca?
- Jakich liderów i twórców opinii publicznej mamy w swym zasięgu, a do których należy dotrzeć – przedstawiciele mediów, polityki, władz samorządowych, specjalistów w branży, która może stanowić źródło naszych potencjalnych odbiorców?

2) Określenie celów promocji - czyli wyznaczenie takiego stanu, którego oczekujemy po realizacji zaplanowanej kampanii promocyjnej. Może to dotyczyć celów ekonomicznych lub inforamcyjno-nakłaniających np.
- Wzrost sprzedaży usług ogółem, albo tylko w wybranych sektorach prowadzonej działalności (wzrost sprzedaży usług gastronomicznych, zakwaterowanie lub zaplecza konferencyjnego)
- Wprowadzenie nowego produktu na rynek, lub tylko na wybrany segment (duży procent hoteli, by dostosować się do potrzeb turystyki biznesowej dobudowuje lub przekształca pokoje na sale konferencyjne – warto o tym poinformować potencjalnych odbiorców, bo stanowi to doskonały pretekst do przygotowania specjalnej oferty, zorganizowania spotkania z mediami etc.)
- Czasami celem może być równoważenie zamian na rynku wynikających z działalności konkurencji lub sezonowości w sprzedaży.