 Jakie funkcje spełnia oprogramowanie recepcyjne?
Podstawowe zadania programu recepcyjnego są ściśle związane z funkcjami, jakie wykonują poszczególni pracownicy hotelu. Pierwszy kontakt z Gościem to rezerwacja. Recepcjonista lub inny pracownik odpowiedzialny za przyjmowanie rezerwacji musi sprawnie odpowiedzieć na podstawowe pytanie Gościa - czy posiada wolne pokoje w określonym terminie, jeśli tak to w jakiej cenie. Program powinien umożliwiać wprowadzanie danych w dowolnej kolejności, tak jak dyktuje je osoba zamawiająca - na przykład najpierw ilość pokoi i osób, następnie okres pobytu podawany albo datami przyjazdu i wyjazdu albo ilością dni od chwili przyjazdu. Pracownik musi także widzieć na ekranie daty z dniami tygodnia na wypadek, gdyby osoba zamawiała pobyt "od czwartku do niedzieli". Te drobne z pozoru szczegóły są niezmiernie istotne z punktu widzenia czasu obsługi Gościa jak również ze względu na eliminację pomyłek lub niedomówień w trakcie przyjmowania rezerwacji, którą recepcjonista nie rzadko załatwia w krótkich chwilach przerwy w obsłudze innych Gości przy ladzie recepcyjnej. W rezerwacjach bardziej skomplikowanych jak na przykład grupy konferencyjne, lub specyficzne życzenia Gościa (np. pokój z widokiem na morze) funkcjonalność programu również powinna ułatwiać pracę. W przypadku grup konferencyjnych składających się z dużej liczby osób często nie znamy nazwisk Gości na etapie rezerwacji, Goście z tej samej grupy chcą mieć zarezerwowany pobyt w innym terminie niż cała grupa (np. przyjazd dzień wcześniej) - te i wiele innych przypadków musi znaleźć odzwierciedlenie w funkcjonalności programu. Sposób przyjmowania powinien być analogiczny dla prostej i rozbudowanej rezerwacji, z możliwością wydrukowania potwierdzenia zawierającego wszystkie ustalenia: daty pobytu, ilości i rodzaje pokoi, cenę, warunki rezygnacji. Program powinien umożliwiać automatyczne wysyłanie tych potwierdzeń bez konieczności ich drukowania - umożliwia to urządzenie o nazwie modem, które wysyła potwierdzenie w formie elektronicznej pod wskazany numer faksu.
W recepcji pierwszą czynnością wymagającą szybkości jest zameldowanie Gościa, który często przyjeżdża zmęczony po długiej podróży. Recepcjonista musi szybko znaleźć rezerwację Gościa i przydzielić odpowiedni pokój. Wyszukiwanie musi być możliwe po wielu kryteriach, takich jak numer rezerwacji, nazwa firmy, daty pobytu, nazwisko Gościa - a także wg częściowych danych jak fragment nazwy firmy. Dla Gości, którzy nie mają rezerwacji musi istnieć możliwość bardzo szybkiego jej zrobienia z opcji meldowania. Szczegółowe dane dotyczące Gościa powinny zostać wprowadzone do programu przez recepcjonistę później, np. w nocy kiedy jest najmniejszy ruch, na podstawie wypełnionej karty meldunkowej lub dokumentu pozostawionego przez Gościa w recepcji.
Kolejne zadanie to obsługa Gości mieszkających. Program recepcyjny powinien ułatwiać to zadanie dzięki funkcjom informacyjnym - możliwości zostawienia wiadomości dla Gościa, posiadania książki teleadresowej, np. restauracji, teatrów, ważnych urzędów i instytucji itp. Ponadto bardzo pomocny w obsłudze Gości jest kalendarz ważnych imprez w danej miejscowości lub lista atrakcji turystycznych. W tym zakresie najważniejsze są rozbudowane funkcje wprowadzania oraz wyszukiwania danych, wraz z systemem ich raportowania.
Kasa hotelowa jest tym działem recepcji, gdzie od programu hotelowego wymaga się najwięcej. Trzeba pogodzić sprzeczne na pozór czynności - szybkość i elastyczność przy wystawianiu dokumentów fiskalnych (paragony, faktury VAT, rachunki) z dokładnym spełnianiem formalnych wymogów prawa podatkowego. Jest to możliwe dzięki odpowiedniej funkcjonalności całego programu, nie tylko części kasowej. Obciążenia gromadzone na rachunku Gościa w trakcie pobytu mogą być z góry, nawet na etapie rezerwacji przydzielane do Gościa lub firmy. Obciążenia grupy można zbierać na głównym rachunku, pozostawiając obciążenia indywidualne członków grupy na ich kontach. Pomocne są transfery obciążeń pomiędzy Gośćmi, zarówno w tym samym pokoju jak i między pokojami. Wydrukowanie rachunku próbnego, który zawiera szczegółowy wykaz wszystkich obciążeń pozwala na sprawdzenie poprawności przez Gościa przed ostatecznym wydrukowaniem faktury, która może zawierać obciążenia pogrupowane wg transakcji wg indywidualnych życzeń Gościa. Nawet po wydrukowaniu dokumentu ostatecznego musi istnieć możliwość jego korekty, zgodnie z obowiązującymi przepisami. |
