Jakiej wielkości hotele i pensjonaty powinny mieć zainstalowany komputerowy system recepcyjny?
System recepcyjny powinien być stosowany w obiektach, w których obłożenie chwilowe (dzienne) dochodzi do (80%). Wówczas również nawet w małych obiektach liczy się jak najkrótszy czas obsługi Gościa i zastosowanie komputera z odpowiednim programem umożliwia sprawniejszą obsługę bez zwiększenia kosztów zatrudnienia.
Argumenty mogące przekonać potencjalnego nabywcę o zasadności instalacji systemu – korzyści.
Dzięki zastosowaniu systemów do zarządzania hotelem Klient może osiągnąć następujące korzyści:- finansowe – dzięki zestawieniom odpowiedniego obłożenia możliwe jest lepsze planowanie grafików pracowników, co daje oszczędności czasu pracy obsługi; eliminacja wielu błędów oraz skrócenie czasu obsługi powoduje zwiększenie komfortu obsługi Gościa, rejestracja danych dotyczących Gościa, jego upodobań i preferencji powoduje lepsze zaspokajanie jego potrzeb, co przekłada się na zwiększenie przychodów hotelu; oszczędności przy współpracy z systemami kontroli energii;
- zwiększenie kontroli – pełna kontrola nad działaniami pracowników, dokładne rozliczenie poszczególnych stanowisk pracy, współpraca z systemami kontroli dostępu do pomieszczeń hotelowych oraz kontroli zużycia energii; zwiększenie kontroli zużycia artykułów z minibarów; przy zintegrowaniu wszystkich programów hotelowych możliwość kontroli rentowności poszczególnych działów hotelu; dokładne i zgodne z przepisami fiskalnymi prowadzenie sprzedaży i rozliczanie podatku VAT;
- zwiększenie konkurencyjności – dokonywanie systematycznych analiz statystycznych i marketingowych daje możliwość reagowania na zmiany na rynku turystycznym i dostosowanie się do tych zmian z wyprzedzeniem konkurencji.
Jak kupować? Co powinno się brać pod uwagę przy wyborze odpowiedniego rozwiązania?
Przy zamiarze nabycia programów komputerowych należy wziąć pod uwagę przede wszystkim kompletność oferty, czyli czy zawiera ona wszystkie niezbędne elementy systemu. Porównując różne oferty można się zorientować, czy w którejś z nich nie brakuje jakiegoś ważnego modułu lub interfejsu. Należy dążyć do uzyskania oferty „pod klucz”, z ewentualnym wyjątkiem dotyczącym usług, które powinny być uwzględnione w ofercie ale rozliczane według faktycznego wykorzystania. Poniżej przedstawione są podstawowe elementy oferty, które należy porównać:- sprzęt komputerowy – należy sprawdzić, czy oferta obejmuje oprócz serwera i poszczególnych stacji roboczych i drukarek także dodatkowy zalecany choć nie niezbędny sprzęt jak zasilacze awaryjne, lub urządzenia do archiwizacji danych jak streamery. Ponadto niektóre programy wymagają dodatkowych komputerów do połączenia z urządzeniami zewnętrznymi (tzw. interface PC), które nie mogą być wykorzystane jako normalne stanowiska pracy – stanowią więc dodatkowy koszt, który można zaoszczędzić przy wykorzystaniu innego oprogramowania. Należy także zwrócić uwagę na to, czy istnieje możliwość wykorzystania już istniejącego sprzętu komputerowego i okablowania, a jeżeli potrzebne jest okablowanie, to oferta powinna uwzględniać tzw. elementy bierne (przełącznice kabli, szafy) oraz elementy aktywne (urządzenia służące do podłączania wielu komputerów do serwera);
- oprogramowanie – należy sprawdzić czy program spełnia potrzeby kupującego, najlepiej poprzez zamówienie bezpłatnej prezentacji. Samodzielne oglądanie tzw. wersji demonstracyjnej może nie dać odpowiedzi na wszystkie pytania. Ponadto należy porównać funkcjonalność poszczególnych modułów oprogramowania, zawartych w ofercie, sprawdzić czy zostały uwzględnione wszystkie potrzebne interfejsy wewnętrzne i zewnętrzne. Należy sprawdzić ograniczenia licencji – ilości pokoi oraz stanowisk, na których będzie można używać programu. Poza tym należy sprawdzić, na jakich warunkach dostarczane są nowe wersje programów. Dobrze jest także dowiedzieć się o dodatkowe programy, moduły, interfejsy, które nie są w chwili zakupu potrzebne, ale być może będą przedmiotem zakupu w przyszłości – na przykład kupując program recepcyjny dobrze jest wiedzieć, jaka jest cena modułu do obsługi sal konferencyjnych, który może być potrzebny w przyszłości;
- usługi instalacji i szkolenia – należy zwrócić uwagę na cenę jednostkową usług oraz proponowaną w ofercie liczbę godzin szkolenia. Im większa jest proponowana liczba godzin szkolenia, tym na ogół bardziej skomplikowany jest program. Z drugiej strony należy sprawdzić, czy proponowana długość szkolenia nie jest zaniżona w celu ogólnej ceny oferty. Najlepiej skonsultować się z obiektem o porównywalnej wielkości, który już zakupił dany program, aby dowiedzieć się jaka może być spodziewana realna długość szkolenia. Należy także skontrolować, czy oferta na usługi obejmuje wszystkie wymienione programy, moduły oraz interfejsy;
- usługi serwisowe – należy przede wszystkim sprawdzić czy istnieje wymóg podpisania umowy serwisowej oraz czy istnieje możliwość wybrania jednego z wielu wariantów umowy, odpowiadającej potrzebom i możliwościom finansowym kupującego. Należy także porównać zakres usług oraz sprawdzić jakie dodatkowe koszty są związane z wykonaniem usług serwisowych. Należy sprawdzić, czy istnieje możliwość wykonywania zdalnego serwisu przez modem bez konieczności kupowania i instalowania dodatkowego oprogramowania. Dodatkowo należy sprawdzić jakość świadczonego przez firmę serwisu, korzystając z listy referencyjnej danej firmy.
|
